Наводим порядок на рабочем месте

Несколько лет назад мы с семьей переехали из крохотной двухкомнатной квартирки в просторный дом. Мне больше не нужно было умещать свой офис в половине комнаты – в моём распоряжении было отличное помещение размером 3х4м. Наловчившись работать на территории вдвое меньшей, чем эта, я понимал, что места для работы теперь предостаточно. Мне хотелось разумно организовать доставшееся пространство:так чтобы я мог эффективно работать над множеством разнообразных проектов, не создавая при этом жуткого беспорядка. Незадолго до переезда во время осмотра местного книжного магазина у меня возникло непреодолимое желание купить книгу Джулии Моргенстерн (Julie Morgenstern) «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу» (Organizing From the Inside Out).В книге содержалось много толковых советов по организации и доступно объяснялось, какие именно ошибки совершают люди, пытаясь навести порядок. Я хочу поделиться с вами идеями, которые я почерпнул из этой книги, и личным опытом, создав свой домашний офис с нуля.

Книга Джулии начинается с мощного утверждения, в которое я поначалу не поверил. Она говорит, что если вы принадлежите к людям, которые окружены хаосом и беспорядком и даже не представляете, как стать организованным, то вы попросту никогда этому не учились. Если вашим постоянным спутником является бардак, значит у вас просто не хватает навыков организованности, которым может обучиться любой человек. Прочитав с тех пор еще несколько книг на эту тему, я понял, что Джулия частично права. Организованность можно представить в виде пошагового процесса, который каждый может осилить.

Что создает беспорядок?

Джулия выделяет несколько технических ошибок, которые мешают навести порядок. Но в моём представлении в основе лежит всего лишь одна ошибка - ошибка в систематизации принятия простых решений. Всякий раз, когда я оставляю вещи не на месте, это происходит от того, что я еще не решил, что с ними делать дальше. Таким образом, процесс организации сводится к системе автоматического принятия решений, куда что положить. У неорганизованных людей отсутствует всяческая система, или они используют одновременно несколько систем, поэтому в каждом случае они снова тратят время и силы на принятие решений. В конце концов, это становиться невыносимым, и беспорядок начинает увеличиваться. В долгосрочной перспективе организованным людям требуется принимать гораздо меньше решений. Быть организованным выгоднее, чем неорганизованным, поскольку неорганизованные люди действуют неэффективно и тратят впустую много времени.

Учимся организованности

Давайте рассмотрим пошаговый процесс организации вашего домашнего офиса от начала и до конца. Первый шаг – анализ. Как вы проводите время в своем офисе? Напишите список всех типов задач, которые вы здесь выполняете, затем создайте список функциональных зон, необходимых для вашего офиса. Если вы программист, задание не должно составить труда, если вы будете думать о нём как о разработке компьютерной программы. Если бы вам пришлось программировать машину для выполнения различных функций, то как бы вы организовали эти функции на отдельных модулях? Например, я для себя определился со списком из шести типов задач: работа с бумагами, компьютер, творческая работа, финансы, чтение бизнес-литературы, обработка и отправка заказов вручную. В идеале, вам предстоит создать список четко определенных категорий, которые пересекаются как можно меньше.

Затем определите, какие вещи, материалы и оборудование нужны вам для каждой из категорий. Например, для творческой работы мне необходимы бумага и канцелярские принадлежности, блокноты для идей и проектов, маркерная и пробковая доски. Для отправки заказов мне нужны упаковочные материалы, CD-диски, конверты, марки и почтовые весы и т.п. На этом этапе я обнаружил, что мне также необходима зона для хранениякниг, папок с бумажными документами и дополнительного оборудования.

Итак, вы разделили материалы и оборудование своего офиса на зоны. Следующий шаг – определить место для каждой из зон в физическом пространстве офиса. В идеале, эти зоны должны пересекаться как можно меньше. Но некоторое пересечение их все-таки необходимо, особенно если вы используете компьютер для выполнения различных заданий. Уделите время, чтобы определиться с такой расстановкой мебели, которая наилучшим образом будет удовлетворять вашим нуждам.

Ключевым моментом этого этапа является представление о том, как должен выглядеть ваш идеальный офис. Сейчас забудьте о той мебели, которая у вас уже есть, перестаньте беспокоиться о том, сколько это будет стоить или сколько места потребует. Используя свое воображение, просто подумайте, чего бы вам хотелось на самом деле, если бы цена не имела значения. Запишите все свои мысли на бумаге и даже составьте краткое описание расстановки мебели в вашем идеальном офисе, отмечая, какая зона в каком месте комнаты будет располагаться.

Теперь, зная какая мебель необходима для обустройства вашего идеального офиса, проведите мозговой штурм на тему «как по максимуму воплотить этот идеал в реальность, не выходя за рамки бюджета и учитывая пространственные ограничения». Многим людям, включая и меня, по наследству достается старая мебель, которая не отвечает их сегодняшним потребностям. Если вам и «посчастливилось» чем-то владеть, это еще не значит, что такая «собственность» - наилучший выбор для вас на данном жизненном этапе. Не бойтесь заменить старую мебель чем-то более функциональным. В крупных магазинах товаров для офиса по доступной цене вы найдете великое множество мебели, которую необходимо собирать самостоятельно. Кроме того, многие из них предлагают бесплатную доставку. Да, мне пришлось самому собирать компьютерный стол, комод, тумбочку на колесиках и подставку для принтера, но зато все вместе обошлось мне всего в 99$. Я также купил 3 складных стола, которые с легкостью можно перемещать с места на место, приблизительно за 35$ каждый. Вдобавок, я отхватил пять стеллажей(152см в высоту, 91см в ширину, 25см в глубину) всего лишь за 20$. Книжные шкафы тоже достались мне по дешевке – 40-60$ за одну штуку. Если вы хотите непременно стол из красного дерева ручной работы, то вам придется выложить кругленькую сумму. Но если вам необходима базовая функциональная мебель, то, даже покупая все новое, вы можете обставить свой офис всего за несколько сотен долларов. Измерьте мебель и поиграйте со способами ее расстановки в своем любимом графическом редакторе. Или вырежьте мебель из бумаги, соблюдая масштаб, и поэкспериментируйте с ее расстановкой. Это гораздо проще, чем двигать мебель по комнате.

После того как вы расставили мебель, разместите оборудование, материалы и необходимые для каждой зоны мелочи. Определив, на какие зоны следует разбить офис, вам, возможно, захочется иметь дополнительные принадлежности для удобства. Для большинства выполняемых задач лично мне необходимы бумага и канцелярские принадлежности, поэтому я разместил контейнеры с ними в двух концах комнаты. Никогда не храните вещи в местах, только следуя распространенным стереотипам. Храните их как можно ближе к тому месту, где вы будете ими пользоваться. Хранение вещей в неудобном месте легко приводит к беспорядку. Например, вполне возможно, что вы постоянно теряете ручки только потому, что вам их некуда положить в том месте, где вы ими пишете. Позвольте своим функциональным нуждам определять планировку офиса.

Сейчас у вас есть прекрасный дизайн-проект для вашего офиса, и вы распланировали зоны для каждого вида деятельности. Но что же делать с существующим беспорядком? И как сделать так, чтобы он больше не возвращался? Решение в том, чтобы понять причины его возникновения и создать простые системы для обработки сущностей. Груды хлама обычно образуются просто потому, что вы не знаете, что делать со всеми этими бумажками, заметками и стикерами или потому, что вы так и не нашли времени, чтобы принять все необходимые решения, что делать со всем, что записано на этих клочках бумаги.

Сортируем хлам

Рассортируем все предметы из вашей груды хлама. Для этих целей расположите на полу несколько коробок и начните раскладывать предметы по коробкам. Ключевой момент в том, чтобы сортировать предметы так, как имеет смысл с функциональной точки зрения. Задайте себе вопрос: при каких условиях будет использоваться тот или иной предмет, и разбейте вещи по группам в соответствии с похожими условиями их использования. Например, у меня есть коробка для материалов, которые нужно подшить; коробка для планов и набросков; коробка для мусора и т.п. Если сейчас у вас возникнет мысль, на первый взгляд кажущаяся здравой, - немедленно разложить вещи по местам, не спешите. Существует веская причина накопления беспорядка. Ваша текущая задача – найти ее и разобраться с ней, даже если вы знаете, что где должно лежать.

Теперь, когда вы рассортировали хлам, возьмите одну коробку и взгляните на ее содержимое. Задайте себе вопрос: почему эти вещи превратились в хлам? Скорее всего, это произошло потому, что у вас нет работающей системы обращения с вещами подобного рода. Может быть, у этих вещей попросту нет определенного места? Или место, которое вы выделили для их хранения, настолько неудобно, что проще оставить их лежать где попало? Например, если вам нужно подшить документы, у вас может не быть папки для них или имеющаяся папка глубоко запрятана в недрах шкафа. Задайтесь вопросом: при каких условиях каждая из этих вещей не превратится в хлам? Ответ на этот вопрос даст вам понимание, как не дать беспорядку вернуться.

Найдите место для каждой вещи

Перебирая по порядку коробки, определяйте место для каждого предмета. Куда вы положите эти старые уведомления из банка? Куда отправятся наброски этого плана? Перебирая вещи из коробки для мусора, отметьте для себя, чем вы не пользуетесь. Если вы определите подходящее место для каждого предмета, вероятность того, что вы будете класть вещи на место, возрастает многократно. Один раз определив подходящее место для каждой вещи, я обнаружил, что порядок в моем офисе поддерживается как бы сам собой. Я всегда кладу вещи на место потому, что храню их там, где использую.

Подберите подходящие контейнеры. Чтобы понять, какие контейнеры можно приобрести, совершите прогулку по местному магазину офисных принадлежностей или поищите в интернете. Старайтесь покупать нужные контейнеры для хранения, такие как ящики или полки, сразу, как только обнаружили в них необходимость. Беспорядок образуется в тех случаях, когда у вещей нет своего места, либо хранение организовано неудобно. Осознайте свои настоящие потребности, а не боритесь с ними. Если у вас слишком маленький книжный шкаф, то не пора ли заменить его чем-то повместительнее?  Или, может, стоит взять корзину для мусора побольше, или даже поставить несколько в разных зонах вашего офиса, если ваша корзина постоянно переполняется. Лично для меня две корзины для мусора работают гораздо лучше, чем одна, потому что одна из них всегда в зоне моей досягаемости. Тем более что мне не нужно так часто опорожнять их.

Уже много лет я использую так называемый блок для проектов (подобный библиотечному каталогу)для систематизации материалов. Это небольшой настольный деревянный стеллаж (90х30х30см) с четырьмя выдвижными коробками из картона, четырьмя полками и местом для хранения книг. Я его обожаю, потому что он обеспечивает многофункциональную и доступную систему хранения. На полки я складываю текущие документы, с которыми необходимо разобраться, а в коробках храню наиболее часто используемые принадлежности (например, почтовые принадлежности или все необходимое для совершения банковских операций). Коробки выдвигаются полностью, при необходимости я достаю их, а завершив дела, возвращаю обратно. Любой магазин товаров для офиса предлагает широкий выбор пластиковых шкафчиков с выдвижными ящиками, начиная от небольших настольных экземпляров, заканчивая огромными напольными шкафами на колесах. Обычно они сделаны из прозрачного пластика, поэтому вы всегда можете увидеть, что там внутри. Маленькие шкафчики прекрасно подходят для хранения почтовых принадлежностей, для штемпелей и печатей, а также всякой всячины, которая способна создать беспорядок в вашей рабочей зоне.

Если площадь вашего офиса не велика, идите вверх – осваивайте горизонтальное пространство. Существует множество приспособлений для хранения, которые можно устанавливать или вешать на стену вертикально. Обратите также внимание на пространство под столами. Здесь может поместиться большое количество контейнеров с вещами, которые используются нечасто.

Уберите на место

Рассортировав хлам, подобрав нужные контейнеры, определив подходящее место для каждой вещи, выделите время, чтобы разложить все по своим местам. Это не займет много времени, так как все необходимые решения вы уже приняли заранее. Не оставляйте «хвостов», а то потом они не дадут вам покоя. Неорганизованные люди усложняют себе жизнь тем, что раз за разом вынуждают себя принимать решения, куда что положить. Организованные люди создают систему, в которой подходящее место для каждой вещи очевидно, поэтому не нужно каждый раз принимать новое решение. Например, когда я получаю письмо по почте, я автоматически кладу счета и финансовые отчеты в ящик для счетов, ненужную почту сразу же выбрасываю, журналы складываю на полку для журналов, а письма, требующие совершения других действий, кладу в ящик «входящие».

Для меня самыми значительными бонусами организованности стали: возможность большей концентрации во время работы и возможность лучше отдохнуть после. Продуктивность работы в самоорганизующемся незахламленном пространстве гораздо выше. Если беспорядок не дает вам отдыхать и наслаждаться работой – уделите время и определите точно, что, где и почему будет лежать. Когда вы будете в состоянии моментально сообразить, куда какой предмет положить (и делать это будет удобно), вы сможете целиком сфокусироваться непосредственно на своей работе.

 

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!

Комментарии   

 
# Wiolе 16.01.2013 12:51
Стас, или это твой косяк, или это косяк платформы.. но, сайтом пользоваться невозможно в полном объеме.

При попытке оформить подписку, или при попытке входа на сайт под своим логином получаем следующее:
s020.radikal.ru/.../...

Раньше, при попытке входа с мобильных устройств перебрасывало на левые сайты с предложением обновить браузер по смс, не знаю исправил это ты, или прошло само, но было дело.

Сейчас я читаю переводы в таком порядке:
1. В подписки на почте приходит обрезанная статья:
s55.radikal.ru/.../...
2. Жму на ссылку "оригинал" и попадаю на полную статью, жутко неудобно.

Кстати, здорово что избавился от этих пунктиров под абзацами. Теперь читать стало гораздо удобнее. Не совсем ясно, почему заголовок абзаца бледнее чем его содержимое. Впрочем, было хуже)
Ответить
 
 
# Стас 16.01.2013 18:09
1. Прежде всего, спасибо за обратную связь! Ценю! Реально помогает исправлять косяки!

2. DrWeb ругается на платформу JustClick.ru, через которую я делаю рассылку. Видимо, JustClick.ru в спам-листе антивируса. Нужно просто "Сообщить о ложном срабатывании" и предупреждения прекратятся.

3. Нет, не исправлял. Но мысль потестировать сайт в мобильных браузерах я принял и несколько ошибок в верстке шаблона поправил.

4. Ок. Я переключил RSS ленту на выкладывание статей целиком. Посмотрим, как это повлияет на посещаемость :)))

5. Да, без пунктиров мне и самому больше нравится. А цвета подзаголовков.. . Да, просто, понравилось и оставил такой стиль. :)

6. Скайп ты спрашивал: simplestas
Ответить