Еще о планировании

По поводу статьи о планировании, опубликованной  11 октября, я получил несколько вопросов на личную почту и через сайт - их я и рассмотрю в этом продолжении.

Планирование - это такая тяжелая работа. Сложно следить за тем, чтобы планы оставались актуальными. А тогда зачем этим заниматься?

Лучший совет, который я могу здесь дать, - это попробовать оба подхода и понять, что вам нравится больше.

Хотя лучше всего заниматься этим в течение умеренно долгого периода времени, например 90 дней, вы можете провести несложный эксперимент и за пару дней. В первый не пишите плана на день и просто понаблюдайте за тем, что происходит, живите и работайте как обычно. Если хотите, вы даже можете использовать для этого вчерашний день. Вечером же накануне второго дня выделите около 30 минут, чтобы сформулировать четкие цели на следующий день (хорошим числом будет три - интересных цели), и напишите для этих целей подробный план, чтобы получился список дел. Затем составьте расписание дня - не только вашего рабочего, а целого дня, начиная с вашего пробуждения и до момента, когда вы ложитесь спать. Я за вдохновляющий день, который бросает какой-либо вызов, но такой, который по-вашему вам по силам. Ставьте себе несколько более высокие цели, но так, чтобы они были выполнимы. Подумайте, какой день был бы для вас наилучшим. Сделайте эту работу по планированию в одиночестве, в тишине, когда ничто вас не отвлекает. И затем проживите этот день в соответствии с написанным планом так хорошо, как только вам позволяют ваши возможности.

Тогда, прожив первый и второй дни, вы решите, какой день вам нравится больше. Вы можете записывать свои впечатления в конце каждого дня или просто положиться на ощущения; можно оценить каждый день по шкале от одного до десяти. Сравните, где вы окажетесь через год, если проживете триста шестьдесят пять дней, похожих на первый, или триста шестьдесят пять дней, похожих на второй. Помните, что здесь нет заведомо правильного или неправильного ответа. Выбор зависит от того, что ценно для вас лично.

То, что вы скорее всего испытаете, проживая второй день, - это что дела идут не совсем по плану. Это обычное явление. Но даже если не все идет в точности по плану, насколько хорошо это в сравнении с первым днем? Были ли результаты лучше или хуже? И стоило ли это около 30 дополнительных минут, потраченных на создание плана?

А теперь, если вы не хотите заниматься этим целый день, я предложу вам более быстрый вариант. Выделите сегодня два блока по два часа. Неважно, в какое время дня, но лучше всего, если это будут периоды времени, когда у вас приблизительно одинаковый уровень энергии и когда вас отвлекают примерно одинаковое количество раз. Если вы не можете выделить равнозначные двухчасовые периоды времени в один и тот же день, то возьмите два одинаковых отрезка времени в разные дни. В первый раз делайте то, что вы обычно делали бы в это время. Это для контроля. Фактически, если вы хотите, чтобы это были два предыдущих часа, которые вы только что прожили, это, вероятно, тоже подойдет. Но в следующий двухчасовой блок потратьте первые пятнадцать минут на то, чтобы создать подробный список дел для всего того, что вы хотите сделать в это время, и затем составьте расписание для оставшихся ста сорока пяти минут с точностью по крайней мере до четверти часа. Затем следуйте своему плану. Посмотрите, какой блок вам понравится больше.

Да, это непросто - следить за актуальностью планов, но сам по себе план не так важен, как привычка планировать. Ключ к настоящему планированию - это идея о том, чтобы использовать видение будущего для принятия наилучших решений в настоящем. Преимущество письменного плана в том, что он позволяет вам постоянно и в любое время освежать это видение будущего, просто перечитывая его. 

Какая связь между планированием и визуализацией?

Я вижу в плане инструмент для визуализации, не наоборот. Планирование позволяет вам создать ментальную модель вашего будущего. Письменный план позволяет постоянно поддерживать эту модель. Любой план в некоторой степени неточен, поскольку мы на самом деле не знаем, каким окажется будущее. Будущее - это чисто ментальная конструкция, иллюзия, поскольку вы никогда не существуете в будущем, только в настоящем. Таким образом, планирование и визуализация не создают будущего. Все, что они могут сделать, - это повлиять на ваше настоящее. Но используя день за днем при принятии решений последовательное, интеллектуально гармоничное видение будущего, вы даете импульс движению и в итоге достигаете своих целей.

Сейчас я не пишу планов, и у меня обычно нет проблем с достижением целей. Планирование мне кажется лишним. А раз так, то зачем этим заниматься?

Если у вас нет действительно больших целей, вам не нужен план. Но тогда вы, вероятно, себя недооцениваете, когда ставите свои цели. Например, если у вас есть работа, и вы ставите себе цель увеличить в этом году свой доход на 10 %, и вы уверены, что это случится, если вы будете просто продолжать работать, как работали всегда, тогда зачем вам для этого подробный письменный план? Он не нужен. Но это довольно слабая цель, не так ли?

А теперь представьте: что, если вы ставите перед собой амбициозную цель увеличить свой доход на 100 % в этом году? И вы понимаете, что без активных действий с вашей стороны на вашей сегодняшней работе достичь этого практически невозможно. Теперь вам уже нужно пошевелить мозгами, поразмыслить. Это ситуация, в которой вам нужно обдумать, где вы хотите оказаться через год, узнать, что вам нужно сделать в течение следующих 30 или 90 дней. Вероятно, вам совсем не ясно, каким должен быть первый шаг. Есть шансы, что найдется способ достичь этой цели, но путь к ней неочевиден. Эта цель потребует от вас быть проактивным и последовательным в своих действиях, к такой амбициозной цели вы не можете двигаться просто по инерции.

Теперь представьте вышеизложенную ситуацию… Что, если после примерно пятнадцати часов работы вы могли бы создать письменный поэтапный план, который точно вам показывает, что нужно делать, чтобы в следующем году увеличить свой доход на 100 %? Он очень ясно дает вам понять, что нужно начать делать в эту же неделю, чтобы сдвинуться с места. План ясен - это не будет легко, но очевидно, что если вы ему последуете, то, вероятно, достигнете своей цели. Будут ли эти пятнадцать часов стоящим вложением времени?

С другой стороны, это скорее всего случится, если вы попытаетесь увеличить свой доход на 100 %, не имея плана, как этого достичь, при этом все-таки стараясь принимать, насколько это возможно, наилучшие решения. Скорее всего, вы будете гораздо больше колебаться и сомневаться при принятии решений, и это, может быть, заставит вас медлить. Стоит ли вам попытаться поработать над тем, чтобы сделать хорошую карьеру в своей компании? Поискать новую работу? Уйти и начать свой собственный бизнес на полный рабочий день? Начать создавать бизнес на неполный рабочий день, оставаясь на основной работе? Попробовать давать консультации на стороне? Вы никогда не будете уверены в том, что выбрать, пока не нарисуете в уме четкую картину того, куда приведет вас каждый путь.

Нечеткое мышление создает нерешительность в действиях. Четкое же помогает действовать смело и последовательно. Действительно амбициозные цели обычно требуют смелых и последовательных действий.

Таким образом, если вы чувствуете, что вам не нужен план, есть вероятность, что вы не ставите перед собой достаточно высокие цели, и, скорее всего, вы растете медленно. И если именно так вы и хотите жить, тогда все совершенно замечательно, но зачем читать этот блог? Почему бы не взяться за что-то более амбициозное? Поставьте себе цель удвоить свой доход за год... или написать книгу и опубликовать ее... или провести месяц в стране, в которой вы никогда не были... или бросить курить и скинуть 50 фунтов... что-то, что вас по-настоящему вдохновляет.

Хорошая новость состоит в том, что для многих целей уже есть написанные за вас планы. Например, если вы хотите пробежать марафонскую дистанцию, есть уже распланированные шестимесячные программы тренировок, которым вы можете следовать до такой степени, что если вы просто слепо будете выполнять их каждый день, то постепенно наработаете необходимую выносливость и, по крайней мере, сможете в день соревнований пробежать 26,2 мили до финиша. Это не значит, что уже написанные планы хотя бы на сколько-нибудь легче выполнять, чем те, которые вы создаете сами с нуля, но использование планов, написанных другими, определенно экономит вам время.

Я когда-то пробовал делать письменные планы, но они никогда не срабатывали. Поэтому я просто отчасти махнул рукой на эту идею. Может быть, я несобранный?

Это не так. Планировать хорошо очень сложно. Это умение, которое, как и другие, для того, чтобы ему научиться, требует огромного терпения и практики. Если вы садитесь, пишете план, и он не работает, не используйте эту неудачу, чтобы ругать само планирование. Лучше подумайте о том, что вам просто нужно продолжать учиться умению планировать и/или исполнению своих планов. Уметь поставить высокую цель, создать план для ее достижения и затем реализовывать план вплоть до победы - это умение, совершенствование которого может занять всю жизнь.

Как вы обычно пишете план? Какие инструменты вы используете?

За годы я пробовал разные инструменты планирования и управления жизнью, и у меня сложилось твердое мнение о некоторых из них. Я уверен, что многие со мной не согласятся, и это отлично. Это исключительно мое личное мнение, которое касается моего личного опыта.

MS Outlook - чушь. Девизом этой программы должно быть «от голгафрингемцев голгафрингемцам». Я знаю, что некоторые люди любят эту программу. Я к ним не принадлежу. Самая большая проблема Outlook - это отсутствие гибкости. Вы привязаны к единственной модели планирования и составления расписания. Я слишком творческий человек, чтобы выносить общение с этой программой дольше недели. А если вы не знаете, кто такой голгафрингемец, то, как это ни прискорбно, вы, вероятно, являетесь одним из них.

Franklin Planner - чушь, и программа, и бумажная версия. И снова проблема в отсутствии гибкости. Вы должны уверовать в модель реальности системы Franklin Planner. Для некоторых проектов это отличная модель, но совершенно негодная для других.

OPA Life Planner - абсолютная чушь. Эта программа, основанная на модели планирования Тони Роббинса, результат – цель - действие, у которой сбоев больше, чем у марсохода. В конце концов, она была заменена на RPM (сокр. от Rapid Planning Method). Кроме программы так же, как у Franklin Planner, есть и бумажная версия. И опять наибольшая проблема - это отсутствие гибкости. Вам нужно принять на веру одну конкретную модель.

Palm или другие наладонники - рай для голгафрингемцев. Хотя эта технология и была сильно усовершенствована с тех пор, как я несколько лет назад купил свою расширенную версию Palm III (которая лежит сейчас в чулане), большинство карманных органайзеров вряд ли стоят упоминания. Маленькие экраны, отсутствие гибкости, неудобный интерфейс делают их в целом очень слабым выбором (бумага и ручка часто быстрее).

Я предпочитаю не думать в пределах коробочки, а это очень маленькая коробочка.

Бумага и ручка для меня вне конкуренции. Они дешевы, разумно быстры, все время под рукой и невероятно гибки. Попробуйте на карманном компьютере с его крошечным экраном нарисовать интеллектуальную карту, или посмотреть одновременно на свое расписание, список дел и план на три месяца. Вы можете разложить множество листов бумаги и быстро переходить от одной страницы к другой - это дает большую площадь. В разработке программного обеспечения приложено много усилий для того, чтобы сделать его таким же гибким, как бумага, но для некоторых вещей бумага все еще лучше и быстрее.

Конечно, большой недостаток бумаги состоит в том, что информацию на бумаге долго редактировать и обновлять, и я уверен, что вам придут в голову и другие ее недостатки.

Неплох Regular Text Editor. Он не так гибок, как бумага, но это гораздо лучше, чем специальные инструменты планирования. Вы можете использовать любую модель планирования, какая вам нравится, и вы можете менять модели, не меняя программное обеспечение. Вы можете использовать разные модели для разных частей своего плана (снизу вверх, сверху вниз, по своему выбору).

Action Outline - это в общем-то моя любимая программа, которую я использую для подробного планирования. Я пользуюсь ею каждый день. На первый взгляд она на самом деле не похожа на инструмент планирования. Программа работает как сочитание Windows

Explorer и MS Word. С левой стороны экрана находится что-то вроде папки, которую можно расширить. А на правой обычное окно редактирования текста. Таким образом, то, что позволяет делать эта программа,- это писать блоки текста (обо всем, о чем вам хочется) и организовывать их в иерархическую структуру. Затем вы можете разворачивать и сворачивать части этой структуры так, как вам нужно, увидеть ваш план в целом или тщательно исследовать детали определенного раздела.

То, что мне особенно нравится в этой программе, - это что она позволяет выстроить иерархическую структуру, но не принуждает вас использовать какую-либо определенную систему планирования. Вы можете использовать ее просто как текстовый редактор и напечатать весь свой план в одном файле. Вы можете весь план разработать в свертываемой иерархической форме, а к части с текстовым редактором даже не прикасаться. Вы можете использовать сочетание обеих частей. Итак, когда я пробовал разные способы планирования, я обнаружил, что эта программа подходит для всего. Одним образом я использовал ее для создания девяностодневного плана своей жизни, вторым - для разработки наброска своей книги, третьим - для написания речи. А лучше всего то, что программа работает очень быстро и что очень легко переходить от одной части плана к другой. Я рекомендую скачать бесплатную пробную версию, чтобы посмотреть, нравится ли вам она, в сети есть и другие программы-планировщики, но эта моя любимая.

Какие документы вы создаете для управления своим временем и как вы их используете?

Календарь - во-первых, у меня есть ежегодный бумажный календарь, страница на каждый месяц. Я каждый год покупаю его в Office Depot за $5-10. Бумажный календарь отлично мне подходит, потому что в моем расписании мало заранее назначенных встреч, то есть очень немного дел, которые мне нужно сделать в точный день и час. Однако если бы у меня было много встреч на определенное время, я бы, возможно, применял что-нибудь более сложное. Я не использую этот календарь для создания расписания на день, он служит только для записей того, что должно произойти в определенный день. Например, я могу увидеть, что на следующей неделе у меня в среду заседание клуба Toastmasters, встреча с моим финансовым консультантом в четверг и ораторский конкурс в субботу. Вот и все мои встречи на неделю.

Ценности и Миссия - список моих ценностей я поместил внизу страницы «О сайте», там же опубликована и моя личная миссия. Когда мне нужно принимать действительно важные, долгосрочные решения, я возвращаюсь к ним, чтобы принять эти решения. Они хранятся также и в Action Outline, таким образом я могу вызвать их в любое время по горячей клавише.

Список целей - это список всех моих долгосрочных целей (на 90 дней или более). Для реализации некоторых из них мне понадобится по крайней мере десять лет. Все цели рассортированы по категориям: физические, социальные, карьерные, финансовые и т.д.

Этот список также хранится в Action Outline. Я пересматриваю его по крайней мере раз в неделю и раз в одну-две недели его обновляю.

Список проектов - это список всех проектов, хранящихся в Action Outline. Для создания этого списка я делю большие цели на самостоятельные проекты, которые могут быть измерены и достигнуты. Например, если одна из целей состоит в том, чтобы получить некоторое количество денег, тогда проект определяет, что мне нужно сделать, чтобы их заработать.

Эти проекты рассортированы по их приоритетности, и под заглавием каждого проекта я часто добавляю, что нужно устроить «мозговой штурм» и найти несколько новых идей. Таким образом, если мне неожиданно приходит идея по проекту, над которым я в данный момент не работаю, я могу быстро допечатать эту идею и вернуться к своему текущему проекту.

Девяностодневный план - это план того, что мне нужно сделать за следующие 90 дней, как это обсуждалось в предыдущей статье о планировании, он также хранится в Action Outline. Я пересматриваю его каждый день и каждую неделю обновляю. Раз в три месяца я его полностью переписываю.

Цели и планы на 30 дней - этот документ содержит мои краткосрочные цели и планы, которые я намерен осуществить за
30 дней, хранится в Action Outline. Я пересматриваю и обновляю их по крайней мере раз в неделю. Цель этого документа в том, чтобы взять тридцатидневный период моего девяностодневного плана и разбить его на более мелкие части. Этот документ и девяностодневный план часто перерабатываются.

Тридцатидневное расписание - затем я беру свои цели и планы на тридцать дней и разбиваю их на каждую неделю и на каждый день. Хотя я и придерживаюсь тридцатидневного расписания, заранее я планирую только одну-две недели. Таким образом, я беру свои тридцатидневные цели и разделяю их на еще меньшие отдельные шаги. Затем я решаю, в какие дни я выполню эти действия. Для этого я не применяю календарь. Я использую только линейный список в Action Outline, так, что это действительно легко и быстро редактируется (только выбрать и перетащить задания), и я могу посмотреть, что спланировал на много дней вперед. Я также переношу в тридцатидневное расписание встречи из своего бумажного календаря. Из того, что я пробовал до сих пор, это наиболее эффективный метод планирования. Это также делается в Action Outline, так что я в любой момент могу вызвать свой план по горячей клавише и добавить или удалить то, что мне нужно. Бумажный календарь в основном для долгосрочного планирования, больше чем на тридцать дней, для краткосрочных планов он не нужен. Это планирование предполагает только назначение задач на какой-либо день, в нем нет большей точности. Его я обновляю каждый день.

Список дел и расписание на день - в конце каждого дня я смотрю на предыдущий план, чтобы понять, что мне нужно сделать на следующий день. Затем в моем рабочем журнале (бумажный блокнот на спирали) я пишу список дел, в который входят все задачи, имеющие отношение к моим целям, которые нужно сделать на следующий день, туда же я добавляю спонтанные дела, которые могли возникнуть за предыдущие двадцать четыре часа, например, перезвонить по телефону. Этот список включает и личные дела, и рабочие, а также встречи. После написания списка дел на завтра я делаю почасовое расписание на день. Я люблю работать блоками по два часа и делю свой день в основном на несколько таких блоков с перерывами между ними, потом на каждый блок я распределяю задачи из своего списка дел. Теперь я могу понять, каким будет завтрашний день и каким будет его результат. Обычно на создание списка дел и расписания на завтра у меня уходит 10-15 минут. В то же время я часто редактирую свой тридцатидневный план. Редко конкретный день идет точно по плану, такое случается приблизительно в 20 % случаев.

Обычно я делаю или меньше, или больше, чем было запланировано. Но это меня устраивает, это все равно больше, чем я делаю, если у меня нет плана.

Ящик входящей почты - это пластиковый поднос наверху моего стола. Любая бумага, попадающая в мой кабинет, оказывается сначала в этом ящике, это включает в себя почту, визитные карточки, записи с конференций и т.д. Затем раз в несколько дней я переношу эту информацию из ящика входящей почты в свою систему, превращая ее в цели, проекты, действия или просто сохраняю ее для справки. Сейчас, когда я пишу эту статью, в моем ящике входящей почты лежат задания со встречи группы Toastmasters, записи с лекции «Микробиология и здоровье», на которую я ходил в четверг, и статья по бизнесу, которую мне нужно сосканировать для поиска идей.

Ящик исходящей почты - это пластиковый поднос, который стоит под ящиком входящей почты. Это для того, что выходит из моего кабинета, например, почта, которую нужно отослать. Обычно он пустует.

Шкаф для документов - шкаф для документов с четырьмя ящиками стоит так, чтобы можно было до него дотянуться рукой, его я использую для хранения того, что мне хочется оставить для справки. То, что приходит ко мне в кабинет через ящик входящей почты, в конце концов оказывается обычно здесь, в мусоре или в ящике исходящей почты.

Надеюсь, что изложенное выше даст вам хорошее представление о том, как я организую свое время. Мне нравится именно эта система, и, по-моему, она у меня работает очень гладко. Я все время продолжаю ее совершенствовать. Поскольку большая часть информации хранится в Action Outline, я могу вызвать эти документы по горячей клавише и не трачу времени на загрузку программы, потому что она все время находится в системном лотке, а все тексты в любое время готовы к просмотру, это гораздо быстрее, чем пользоваться текстовым редактором. Переключаться между разными документами можно с помощью одного-единственного щелчка мышкой. Action Outline я пользуюсь в среднем около дюжины раз за день.

Мне нравится, что в этом блоге можно сохранять наброски статей и через какое-то время их редактировать. Эту статью я начал несколько дней назад и понемногу работал над ней по вечерам, пока не закончил. Все же в будущем я постараюсь делить такие длинные статьи на более частые небольшие сообщения.

 

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!

Добавить комментарий

Защитный код
Обновить