Троекратное увеличение личной продуктивности

14.03.2005 08:50

Вам знакомо чувство, когда, оглядываясь на прошедшую неделю, вы чувствуете разочарование из-за того, что сделали не все, что запланировали? При построении успешной карьеры или развитии собственного бизнеса время, пожалуй, является самым ценным ресурсом, и ваши результаты напрямую зависят от того, как вы распоряжаетесь вашим временем. У вас в распоряжении лишь ограниченное количество времени, и не нужно забывать, что часы все время тикают. Несколько лет назад я открыл для себя простую систему, которая позволила мне почти в три раза повысить собственную продуктивность, и в этой статье я собираюсь поделиться с вами рядом мыслей, которые позволят значительно повысить продуктивность вам. И что самое важное – при этом вам не придется работать больше привычного.

Составление журнала расхода времени

Первым делом вы должны понять, на что вы тратите свое время. Ведение детального плана дня – отличный способ понять, на что тратится ваше время. Уже через один-два дня вы сможете реально оценить, как в действительности проходит ваш день. Этого бывает вполне достаточно, чтобы увидеть свои "скрытые", неосознанные привычки, а осознание вредных привычек - это первый шаг к изменению образа жизни.

Вы зададите вполне резонный вопрос: что такое журнал расхода времени, и как его вести? Все очень просто! От вас потребует всего лишь фиксировать в течение дня время начала и окончания ваших действий. Очень полезными здесь могут оказаться часы с секундомером, которые помогут засекать время того или иного занятия. Вы можете вести журнал только в рабочее время или весь день полностью. В конце каждого дня вам нужно разбить полученные временные отрезки на категории и вычислить, какую часть вашего времени занимает та или иная деятельность. Для получения более полной картины вы можете вести журнал в течение целой недели. Стоит отметить один важный момент: журнал должен иметь максимальную детализацию. Определите, сколько времени вы тратите на общение по электронной почте, чтение новостей, веб-серфинг, телефонные звонки, прием пищи, туалет и т.д. Даже если вы просто встали со стула, занесите это в журнал. Как правило, в моем журнале за день набирается 50 – 100 записей.

Вы удивитесь, увидев какую малую часть вашего рабочего времени занимает непосредственно работа. Согласно данным исследований, офисный сотрудник тратит на выполнение своих непосредственных обязанностей только 1,5 часа рабочего времени. Остальное время вы тратите на общение с коллегами, кофе-брейки, обеды, обсуждение не связанных с работой вопросов, перекладывание бумаг и выполнение прочих задач. Среднестатистический офисный сотрудник приступает к работе не ранее 11:00, а уже после 15:30 начинает потихоньку сворачивать работу.

Анализ полученных результатов

В результате своего первого опыта ведения «журнала расхода времени» я осознал, что трачу только 15 часов в неделю на выполнение своих рабочих обязанностей из 60 часов, которые я провожу на работе. Стоит отметить, что даже тогда я работал в два раза лучше среднестатистического офисного сотрудника. Однако такая ситуация меня в корне не устраивала. Чем я занимался остальные 45 часов? Мой журнал помог ответить на этот вопрос, продемонстрировав мне те «дырки», куда утекало мое время – слишком частая проверка электронной почты, излишний перфекционизм в работе, чрезмерное внимание к ленте новостей, излишняя общительность во время обеда, влияние других посторонних факторов, отвлекавших меня от работы.

Вычисление коэффициента персональной продуктивности

Когда я понял, что, проводя в офисе по 60 часов в неделю, я трачу только 15 часов на работу, передо мной встало несколько любопытных вопросов. Мои результаты и успехи зависели от этих 15 часов работы в неделю, а не от общего времени, которое я проводил в офисе. В результате я решил вычислить свой персональный коэффициент эффективности, поделив время «реальной» работы на рабочее время. Когда я понял, что работаю всего на 25% своих возможностей, я осознал, как глупо было бы работать сверхурочно.

Коэффициент эффективности = (время "реальной" работы) / (время, проведенное на работе)

Сокращение продолжительности работы для повышения эффективности

Если вы хоть раз пытались заставить себя сделать что-то, не будучи сильно заинтересованным, то у вас, скорее всего, ничего не выходило. Именно поэтому мне никак не удавалось заставить себя усердно работать в течение всего рабочего времени. На деле такие попытки приводили к еще большему снижению эффективности. Именно поэтому я решил действовать противоположным образом. Я решил проводить в офисе 5 часов, а все остальное время заниматься своими делами. Как вы можете догадаться, такой подход принес весьма неожиданные результаты. Мой мозг отлично уловил сигнал о высокой ценности рабочего времени, ресурс которого сократился на 3 часа, в результате за прошедшие 5 рабочих часов моя эффективность повысилась до 90%. В течение недели я продолжал экспериментировать. Как вы думаете, каких результатов я добился?  За 5 дней продолжительность «реальной» работы составила 25 часов из 30 проведенных на работе часов, т.е. коэффициент эффективности составил более 80%. Я в два раза уменьшил количество рабочего времени, однако объем «реальной» работы вырос на 10 часов. Если вы видите, что эффективность вашей работы сложно назвать высокой, попробуйте ограничить объем рабочего времени в день и посмотрите, к чему это приведет. Когда ваше сознание понимает, что рабочего времени не так уж много, ваша эффективность заметно повышается. В жестких временных рамках вы постараетесь найти любой способ, чтобы выполнить накопившуюся работу в срок. А когда у вас куча времени и впереди вся жизнь, собраться бывает очень сложно.

Постепенное увеличение рабочего времени при сохранении пиковой эффективности

Через пару недель, когда я был в состоянии поддерживать эффективность выше 80%, я начал постепенно увеличивать количество рабочего времени. Я пользуюсь этим методом уже много лет, как правило, около 40 часов в неделю я посвящаю «реальной работе», проводя в офисе около 45 часов в неделю. Я понял, что такая нагрузка для меня является идеальной. Если я начинаю проводить в офисе больше времени, моя продуктивность начинает быстро падать. Любопытно, что эта система не только позволила мне оптимизировать персональную эффективность на работе, но и сбалансировала другие стороны моей жизни. Несмотря на то, что данная методика позволила мне в три раза повысить персональную эффективность, у меня появилось много свободного времени.

Ведение журнала расхода времени – отличный метод обеспечения оптимальной продуктивности без увеличения количество часов, проводимых на работе. Отмечу, что журнал необходимо вести время от времени для оценки текущего положения дел. Как правило, я веду журнал расхода времени в течение недели каждые 3 - 6 месяцев, и каждый раз это позволяет мне понять что-то новое и определить направление дальнейшего движения. Если я длительное время не веду журнал расхода времени, моя продуктивность начинает медленно снижаться, и я постепенно скатываюсь к ритму работы среднестатистического офисного работника. Как и я, вы, скорее всего, обнаружите, что ваше самочувствие и хорошее расположение духа зависят от объема проделанной «реальной» работы. Когда вы чувствуете, что ваша продуктивность падает, постарайтесь обращать больше внимания на то, куда вы расходуете время, определите коэффициент эффективности. После этого примите меры по повышению личной продуктивности. Ведение журнала расхода времени – очень мощный инструмент, который очень прост в использовании. Однако его долгосрочный эффект трудно переоценить.

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!